O momento que estamos vivenciando, provocado por essa pandemia, é de muita prudência. E o protocolo de segurança mais eficaz é o de isolamento social. E para as empresas conseguirem dar continuação com os seus processos e rotinas, a solução mais viável e eficaz é o home office.
Por isso resolvemos compartilhar com você algumas dicas de ferramentas que estamos utilizando e temos certeza de que vai ajudar a sua empresa a passar por essa fase, sem abrir mão da produtividade e da entrega dos projetos e serviços.
Rotina
Para usufruir do home office com sabedoria, em primeiro lugar, temos que manter uma rotina!
Escolha um local confortável, mas não tão confortável quanto a sua cama ou sofá. Esses locais apesar de parecerem ideais para se trabalhar em casa, acaba deixando você nada produtivo, além de poder prejudicar a sua coluna, né?! O ambiente certo faz toda diferença para a sua produtividade. Opte por um local com mesa e cadeira confortáveis, com iluminação agradável e sem barulhos externos, que possam tirar a sua atenção.
Além disso, outro desafio de se trabalhar em casa é manter a disciplina. Mantenha a rotina como se estivesse trabalhando na empresa, com horários e organização.
Gestão da equipe
Nosso time se reúne diariamente, por intermédio de conference call, onde há integração total dos membros para podermos alinhar os jobs e nos comunicarmos. Utilizamos o Hangouts para essa função, mas há outras opções como o Skype, Zoom e o Slack.
Importante: por conta do Coronavírus, o Google liberou o acesso gratuito aos recursos avançados do Hangouts Meet para os clientes do G-Suite até o dia 1º de julho de 2020.
Gestão de tarefas
Utilizamos atualmente a iClips, uma ferramenta de gestão de atividades voltada para agências e times de marketing.
Mas há muitas outros ferramentas que podem ser utilizadas por equipes dos mais diferentes setores. Como a Trello, que é uma ferramenta onde há a organização de equipes e tarefas de uma forma mais facilitada. Através dela é possível demandar e gerenciar todas as atividades atribuídas a cada profissional, com acompanhamento do status e da evolução das tarefas, possibilitando, inclusive, a mudança de prioridade em tempo real de forma simples e clara.
Outras ferramentas que podemos citar ainda são:
Gestão de arquivos
Para armazenar arquivos, a melhor forma que encontramos é através da nuvem, onde os arquivos que criamos e utilizamos ficam disponíveis online para toda a nossa equipe.
Outra opção é criar uma pasta com os arquivos necessários, criar uma conta em uma das ferramentas e fazer o upload ou sincronizar uma pasta do seu computador que automaticamente os arquivos ficarão disponíveis online.
Existem muitas soluções confiáveis, dentre elas:
Gestão de documentos
Para armazenar nossos documentos, – como modelos de propostas, contratos, apresentações, entre outros. – nós utilizamos o Google e seus serviços. Para acessá-los basta uma conexão com a internet e um celular ou computador. Além de acessá-los, ainda é possível editá-los em conjunto, em tempo real, o que facilita muito. Outra ferramenta para essa finalidade é o Office 365.
Reuniões com clientes
Para quem já trabalha com o modelo de inside sales – modalidade de venda realizada de dentro da empresa., onde o vendedor se aproveita da tecnologia para realizar reuniões à distância, reduzindo custos com deslocamento e aumentando a produtividade. – não é nenhuma novidade lidar com calls.
Mas para quem não lida com esse modelo de reuniões, há várias opções. Nós utilizamos o Hangouts e o Zoom. Todos eles possibilitam realizar videoconferência, compartilhar a tela dos computadores dos participantes e utilizar o chat.
Escolha um ambiente favorável para realizar essas reuniões. O ideal seria um cenário sem nenhuma distração, silencioso e com uma iluminação agradável.
Estamos conscientes da gravidade que é essa pandemia e o impacto negativo que ela está trazendo para a economia do país. No entanto, podemos tirar usar essa fase para aprender.
Sua empresa é capaz de superar esse momento com processos e rotinas bem diferentes, porém mais modernos e ágeis.
Enquanto isso, nós estamos aqui trabalhando e torcendo para que tudo isso passe rapidamente e com o menor menor impacto possível. Desejamos a todos muita sabedoria, paciência e saúde! Nós vamos superar tudo isso!
